Tabla pivotante en hojas de Excel y Google: guía completa

Una de las herramientas más utilizadas en la oficina cuando se trabaja con hojas de cálculo es la tabla pivotante, que permite cotejar datos de manera ordenada y hacer cálculos de manera rápida y eficiente. Con una Tabla Pivote puede organizar los datos, listar valores únicos, crear informes, filtrar datos y analizarlos sin tener que escribir fórmulas complicadas.
Aquellos que han estado trabajando con Excel durante mucho tiempo probablemente ya saben cómo crear una tabla pivote sobre la marcha, pero si somos usuarios principiantes o trabajamos recientemente en una oficina, podemos recuperar el conocimiento necesario en esta guía, donde le mostraremos cómo crear una tabla pivotante en Excel. Si en el hogar preferimos usar Hojas de Google (la hoja de cálculo que ofrece Google de forma gratuita), en esta guía te mostraremos cómo crear una tabla dinámica en este servicio, para que no tengas que comprar Microsoft Office para los cálculos y tablas hechos en casa o para fines educativos.

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Cómo crear una tabla pivotante en Excel

Para iniciar la creación de la tabla pivote, insertamos en una hoja de cálculo vacía en Excel todos los datos que tendremos que utilizar, posiblemente utilizando columnas y filas separadas para cada grupo de datos (una lista de gastos o ingresos financieros, por ejemplo, divididos para cada mes del año). Para que la tabla sea lo más precisa posible, siempre añadimos encabezados en la parte superior de las columnas, de modo que la creación de la tabla es realmente muy simple.

Después de insertar los datos dentro de las celdas, seleccione todos los datos manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón en el elemento superior izquierdo e incluyendo todas las celdas, luego vaya al menú superior Insertar y pulse el botón de Tabla pivotante.

Se abrirá una pequeña ventana, en la que sólo tenemos que confirmar la selección de las celdas y donde guardar la tabla pivote (si en la misma hoja de cálculo o en otra). Después de ver los datos, haga clic en OK para generar la tabla pivotante; se abrirá una ventana lateral a la derecha, donde tendremos que elegir los campos de la tabla pivotante y escoger los filtros, columnas, filas y valores a insertar dentro de la tabla. La mayoría de las veces sólo hay que marcar las entradas en la parte superior de la ventana de composición para ver la tabla pivote ya formada (y preestablecida para hacer el total de todas las columnas).

Si los datos de la tabla están suficientemente ordenados, no tendremos que intervenir en los otros campos Columnas e Filasya que ya estarán compilados correctamente (en caso de problemas siempre podemos intervenir para modificar la estructura de la tabla pivotante que estamos creando).

Si queremos hacer restas, multiplicaciones, divisiones u otros tipos de cálculo, vayamos a la sección Valores en la esquina inferior derecha, haga clic en una de las entradas y seleccione Ajustes del campo de valorpara que pueda elegir qué tipo de cálculo hacer.

Desde esta misma ventana hacemos clic en El formato de los números y elegir qué formato dar a los datos en la tabla (si estamos haciendo un cálculo con Euros, elegimos Moneda).

De manera similar, podemos generar rápidamente tablas pivotantes que conduzcan a Insertar y pulse el botón de Tablas pivotantes recomendadasDe esta manera, Excel realizará la mayoría de las adaptaciones, dejándonos sólo la entrada de los campos de cálculo y la modificación de los valores introducidos en él.

Cómo crear una tabla pivotante en Google Sheets

Incluso en Google Sheets podemos crear tablas dinámicas de una manera extremadamente simple e inmediata, sin siquiera tener que instalar un programa en nuestro PC (por lo que podemos usar el servicio en cualquier ordenador, incluso en el corporativo).
Primero vayamos a la página de Google Sheets, iniciemos sesión con una cuenta de Google en nuestro poder (la cuenta de Gmail, YouTube o Google Play Store creada para Google Play Store en un teléfono inteligente Android también está bien), luego hagamos clic en la plantilla identificada como Vacío.
Una vez abierta la hoja de cálculo, insertamos nuestros datos en las filas y columnas, teniendo cuidado de crear un encabezado para cada columna creada.

Ahora seleccione todos los datos introducidos con el botón izquierdo del ratón, luego haga clic en Datos – …; Tabla pivotante para empezar a crear la mesa.

Se abrirá una pequeña ventana, donde tendremos que elegir si colocar la tabla pivote dentro de la misma hoja de cálculo o en otra hoja creada para la ocasión; después de hacer la elección hacemos clic en Crear.

Ahora se abrirá la tabla, donde sólo tenemos que elegir los elementos a insertar: vamos a hacer clic en el botón Añade presente junto a cada dato para rellenar la tabla pivotante con los datos que tenemos en nuestro poder. Para el ejemplo que se muestra, tendremos que añadir al campo Filas cada mes, mientras que en el campamento Valores tendremos que introducir las entradas y salidas (usando el doble de la Añade).

La tabla pivotante se rellenará de forma completamente automática con la línea de totales y los valores ya expresados en euros; si desea utilizar otra función matemática en lugar de la suma, sólo tiene que utilizar los menús desplegables bajo los títulos Resumen basado en.

Si queremos aprovechar las hojas de Google y otras herramientas de trabajo que ofrece Google incluso sin conexión a Internet, seguimos leyendo en nuestra guía Google Drive Offline para abrir documentos sin Internet.

Conclusiones

Como hemos visto, la creación de una tabla pivote en Excel y Google Sheets es realmente muy simple: esto explica por qué están entre las tablas de cálculo más utilizadas en las oficinas y la administración pública (pero podemos utilizarlas sin problemas para cualquier tipo de cálculo, incluso cuando estamos en casa).

Si queremos convertirnos en verdaderos expertos en el uso de Microsoft Excel, le recomendamos que lea nuestras guías sobre Cómo hacer cálculos en Excel y cómo usar Fórmulas de Excel para contar números y celdas (CUENTA y VERANO).

Si, por otro lado, estamos buscando plantillas ya preparadas para gestionar los gastos, las finanzas y más con Excel, le invitamos a leer el artículo sobre Las mejores plantillas de Excel para descargar gratuitamente para gestionar los gastos, las finanzas y más.