Cómo ver el Historial de la impresora de Windows

¡No hay nada peor que encontrar la impresora sin tinta unos días después de reemplazar el cartucho o el tóner! Si la impresora también es utilizada por otras personas, es muy probable que alguien la haya usado para hacer un gran número de impresiones sin avisar, quedándose sin tinta en poco tiempo. Para entender cuántos documentos se han impreso sin nuestro consentimiento, en esta guía le mostraremos cómo ver el historial de la impresora de Windowspara que puedas llevar un registro de cuánto papel y tinta se ha usado durante nuestra ausencia. Para la guía le mostraremos tanto las herramientas disponibles en el sistema operativo como un programa que le permitirá rastrear todos los documentos impresos.

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Cómo ver el Historial de la impresora de Windows

Para guardar la información sobre los documentos enviados a la impresora, tendremos que ajustar algunos parámetros en Windows. Si queremos actuar de una forma aún más sencilla y práctica, también le mostraremos cómo utilizar un programa de terceros para almacenar todos sus documentos impresos (muy útil en el caso de una impresora compartida en la red o no accesible directamente desde su ordenador).

Habilitar el historial de impresión en Windows

Para obtener un historial de archivos impresos en Windows, necesitaremos activar la función que permite guardar los archivos enviados a la impresora localmente. Dado que guardaremos una copia de cada documento o archivo impreso, le recomendamos que limpie a menudo la carpeta indicada, para evitar que se llene el espacio disponible en el disco duro o en el SSD.

Para habilitar el guardado de los archivos enviados a la impresora en Windows, abra el menú Inicio en la parte inferior izquierda, busque y abra el Panel de controlasí que pongámonos en el camino Hardware y Sonido – …; Dispositivos e Impresoras. Identificamos la impresora que poseemos o pretendemos usar para futuras impresiones, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella, seleccionamos el artículo Propiedades de la impresora y, en la nueva ventana que aparecerá, llévanos a la Avanzadopara que puedas activar la voz Mantenga sus documentos impresos.

Para confirmar el cambio haga clic en Aplique y finalmente en OK. A partir de ahora tendremos el historial de los archivos de la impresora visible directamente desde la ventana de previsualización (spooler o cola de impresión).

Para ver esta ventana con la historia sin tener que imprimir una hoja de papel, simplemente abra el camino como se ha visto arriba, haga clic derecho en la impresora para comprobar y finalmente haga clic en Ver la impresión en curso. Alternativamente abrimos el menú de inicio en la parte inferior izquierda, buscamos y abrimos el programa Gestión de la impresiónvamos a seguir el camino Filtros personalizados —-; Todas las impresoras luego haga clic con el botón derecho del ratón en la impresora para seleccionar el elemento Abrir la cola de impresión.

Si no queremos abrir demasiadas ventanas, también podemos comprobar el historial de impresión abriendo Explorador de archivos o Mi ordenador y visitando la ruta Windows, System Sprinters.donde encontraremos todos los archivos enviados a la impresora en un formato ilegible (archivos SHD y SPL, que suelen estar unidos en pares para cada documento enviado a la impresora).

Cualquiera que sea el método utilizado, podremos averiguar cuántos documentos se han enviado a la imprenta, de modo que podamos darnos cuenta inmediatamente de la cantidad de tinta consumida (especialmente con las impresiones más largas) y también obtener la fecha y la hora del envío. Lamentablemente con este método se almacenan las instrucciones y configuraciones enviadas a la impresora, por lo que sólo podemos obtener el nombre y la extensión del archivo enviado a imprimir: no podemos utilizar este método para recuperar un documento impreso en el pasado del que no tenemos el archivo original.

Habilitar la historia con PaperCut Print Logger

Si desea utilizar un programa de terceros para supervisar los procesos de todas las impresoras conectadas a su ordenador, le recomendamos que descargue el programa gratuito PaperCut Print Logger.

Una vez instalado en nuestro ordenador, comenzará inmediatamente a controlar todas las impresiones realizadas, para que pueda recuperar información valiosa sobre cada proceso de impresión realizado sin nuestro consentimiento.
Para ver el historial de impresión generado por el programa, abra el menú de inicio en la parte inferior izquierda, busque la carpeta de PaperCut Print Logger, expandirlo y finalmente hacer clic en Ver datos de impresión. Se abrirá una página web local (también funciona sin Internet) con todos los trabajos de impresión iniciados por la computadora en uso en primer plano, con información detallada sobre la fecha y la hora de la impresión, el usuario que la inició, el número de páginas, el número de copias, la impresora utilizada y el nombre del documento a partir del cual se inició la impresión.

Conclusiones

Como hemos visto en las líneas anteriores de esta guía, ver el historial de impresión en Windows es bastante sencillo, pero tendremos que actuar con antelación para obtener información sobre los procesos de impresión posteriores (no podremos ver los documentos impresos antes de activar el historial en Windows o de instalar el programa PaperCut Print Logger). Si, por otra parte, también queremos reimprimir documentos ya impresos, tendremos que referirnos al historial de impresión incluido dentro de cada impresora (normalmente limitado a un cierto número de documentos y reiniciado cada vez que el dispositivo se apaga).

Si queremos comprobar el nivel de tinta o tóner de nuestra impresora, le invitamos a leer nuestra guía sobre cómo Compruebe el nivel de tinta de la impresora.
Para añadir una nueva impresa en Windows en su lugar, sólo tiene que leer los pasos descritos en nuestro artículo sobre cómo Añadir una impresora en Windows.
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