Cómo utilizar los equipos de Microsoft para organizar su trabajo a distancia

Microsoft Teams es una plataforma de chat y video chat diseñada para simplificar el trabajo en equipopara poner en contacto a los que trabajan en diferentes oficinas de grandes y pequeñas empresas, lo que permite crear una organización de trabajo a distancia con herramientas como el chat y compartir documentos. Al ser de los equipos de Microsoft, se integra perfectamente con otros productos del paquete de Office, Outlook, así como con herramientas de la nube como Onedrive, SharePoint, Skype y OneNote .
El acceso gratuito a los equipos de Microsoft se puede hacer con una cuenta de Microsoft (no con una cuenta de Office 365) y permite utilizar la plataforma de forma ilimitada con hasta 300 contactos en un chat, para llamadas de audio y vídeo, para obtener una espacio en línea compartido con los otros miembros de 10 GBmás 2 GB de espacio para cada cuenta añadida. Microsoft Teams también se integra con todas las aplicaciones de Office Online, incluyendo Word, Excel, PowerPoint y OneNote, así como con otras aplicaciones empresariales que no son de Microsoft.
Por favor, ten en cuenta que la versión gratuita de Microsoft Teams sólo está disponible para aquellos que no tienen una suscripción comercial de pago a Office 365. Los suscriptores de Office 365 que intentan inscribirse en el Equipo son redirigidos a una cuenta de Office.

Cómo crear una organización en los equipos de Microsoft

Para iniciar una nueva organización en los equipos de Microsoftsólo tienes que abrir el sitio teams.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta habitual de Microsoft que también utiliza para Onedrive, Skype, Windows 10 o Outlook.com. Si no tienes una cuenta de Microsoft, puedes crear una fácilmente siguiendo el asistente.
También puedes empezar con los equipos de Microsoft a partir de esta página donde también puede comparar el plan gratuito con el plan de pago y donde puede acceder a una organización existente.
Una vez conectado, puedes descargar la aplicación para Windows o empezar inmediatamente la versión Online de los equipos de Microsoftque se abre directamente en el navegador web. De los equipos de Microsoft hay también aplicaciones para Android y iPhone.
La aplicación web de Equipos es buena para la mayoría de las funcionalidades básicas, pero para aprovechar al máximo el servicio, es mejor instalar la aplicación de escritorio. Tanto la versión Windows 7+ (que incluye Windows 10) como la de Mac permiten utilizar funciones como las reuniones virtuales, el uso compartido de pantallas y la pizarra.
Tanto si utiliza la aplicación web como el programa instalado (en el que tendrá que volver a iniciar sesión con su cuenta de Microsoft), puede proceder al registro de una nueva organización dándole un nombre.
A la organización se pueden añadir grupos de personas (equipos)invitándoles a participar introduciendo sus direcciones de correo electrónico. Estas direcciones de correo electrónico no deben ser direcciones de correo electrónico de Microsoft, pero a los invitados se les pedirá que creen una cuenta de Microsoft. Las personas invitadas recibirán la invitación por correo electrónico y podrán unirse al equipo creado haciendo clic en el enlace adjunto. En los equipos de Microsoft, las personas invitadas pueden elegir un nombre para mostrar y añadir una foto. En este punto, puedes empezar a usar todas las características incluidas en la versión gratuita de Equipos.

Características de los equipos de Microsoft

La Chat

La primera función que utilizarás en una nueva organización creada con los equipos de Microsoft es seguramente el chat de la organización, en la sección Equipo. Puede interactuar con todos los miembros de su organización y puede dirigir un mensaje a miembros individuales usando el símbolo @ seguido del nombre. Puedes escribir texto formateado y también añadir imágenes, emoji y cualquier otra cosa. Cualquiera en su equipo puede entonces responder a su mensaje e iniciar la conversación.

Chat privado

En lugar de hablar con todo el equipo, puedes iniciar una charla privada con una persona o un grupo. Para ello, puede pulsar el botón Chat en la barra de herramientas de la izquierda. Al iniciar un nuevo chat, escribe el nombre de la(s) persona(s) con la(s) que quieres hablar en el campo A de la parte superior de la pantalla. Los chats están guardados en la parte izquierda de la pantalla para un acceso rápido.

Compartir archivos

Puedes compartir archivos con todos los miembros del equipo haciendo clic en el icono del sujetapapeles y seleccionando el archivo en los equipos de Microsoft, OneDrive o en tu ordenador. Si compartes un archivo de Microsoft Office (documento de Word, hoja de cálculo de Excel, presentación de PowerPoint o portapapeles de OneNote), cada persona del equipo puede verlo en la interfaz de los equipos e incluso editarlo.

Reunión virtual en vivo

Los equipos tienen una herramienta integrada para hacer conferencias de grupo de audio y video. Para utilizar esta función, debes usar Google Chrome, Microsoft Edge o ejecutar la aplicación Equipos de Windows. En la página de Equipos, presiona el botón de Reunión Instantánea ubicado debajo del campo de escritura en la parte inferior. La primera vez, se le pide que permita a los equipos de Microsoft usar su micrófono y cámara. Antes de comenzar la reunión, puede editar algunos detalles como el tema de la reunión. La reunión puede ser de videoconferencia o sólo de audio.
En la ventana de la reunión, puede hacer clic en los nombres de las personas que serán invitadas. En la pantalla de la reunión virtual, tiene opciones para controlar el flujo de vídeo y audio, transmitir a otra pantalla, cambiar otros ajustes y finalizar la llamada.

Otras aplicaciones a integrar

Haciendo clic en ltasto App, en la parte inferior izquierda, puedes añadir más aplicaciones y servicios para ampliar la funcionalidad de Team. Ya están integradas las noticias de Bing, Youtube, el tiempo, Wikipedia, acciones y mapas. A continuación, puede agregar aplicaciones como Zoom, Trello, Cisco Webex Meetings, Mindomo, Evernote, SurveyMonkey, Github, RSS Feed de cualquier sitio y muchas otras. Para acceder a las aplicaciones puedes ir a la sección Equipo y pulsar el botón con tres puntos en la parte inferior, bajo la barra de escritura.

Por último, mientras que dentro de la aplicación hay videos para usar Equipos, también hay una completa guía en inglés para saber todo sobre cómo usar los Equipos de Microsoft.

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