Cómo usar el Zoom, el programa más usado para las video conferencias corporativas

Entre los muchos servicios capaces de gestionar grandes videoconferencias en streaming sin ralentizaciones y con la máxima calidad destaca el Zoom, poco conocido por la mayoría de la gente corriente (acostumbrada a utilizar Skype) pero muy utilizado en las grandes empresas multinacionales para realizar videoconferencias entre colegas o departamentos enteros.
Si estamos buscando una buena herramienta para trabajar de forma inteligente en los negocios o simplemente una buena alternativa a Skype, sigue leyendo: en esta completa guía te mostraremos cómo usar el Zoom libre para las videoconferenciasy le explicaremos por cable cómo instalarlo en todas las plataformas comunes, cómo iniciar una simple videollamada y cómo iniciar una conferencia telefónica compañía con numerosas personas (hasta 1000 participantes).

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Zoom Guide, el servicio de videoconferencia

El servicio puede instalarse gratuitamente después de registrarse para obtener una cuenta.Obviamente hay límites a las videoconferencias que se pueden hacer con la cuenta gratuita pero esto permite intentar hacer zoom en todos los escenarios (hogar o pequeña empresa) y decidir, en un momento posterior, desbloquear todas las características pagando una cantidad de dinero muy razonable (como veremos en el capítulo dedicado a los precios).

Cómo instalar el Zoom

Para instalar Zoom en nuestro ordenador sólo tenemos que abrir la página de registro del servicio, introducir un correo electrónico válido y continuar con la creación de la cuenta desde el enlace proporcionado por el correo electrónico.

También podemos usar los botones para el registro rápido con una cuenta de Google o de Facebook, para que pueda saltarse rápidamente el proceso de creación de una cuenta y empezar a usar el servicio de inmediato.

Al final del registro estaremos inmediatamente listos para crear nuestra primera reunión, utilizando el enlace proporcionado en el sitio web.

Una vez creada la cuenta, sólo tenemos que copiar el enlace de la reunión creada y empezar a distribuirla a las personas con las que queremos tener la reunión.

Si queremos gestionar Zoom como un programa para Windows o Mac, podemos descargarlo de la página web oficial; si queremos integrar Zoom en un smartphone o tableta, podemos descargar la aplicación dedicada para Android y iPhone/iPad.

Cómo iniciar una videoconferencia

Hacer una simple videollamada entre dos personas es realmente muy simple y no debe ser subestimado, no es necesario que nuestra persona de contacto tenga una cuenta de Zoomya que el servicio sólo necesita un usuario anfitrión (es decir, el que inicia la reunión y gestiona todo).
Para hacer la videollamada, abra la página web de Zoom, haga clic en Organizar una reunión y elegimos Con el video encendido.
Comenzaremos a descargar el cliente adecuado a nuestro dispositivo; al final de la instalación la interfaz de administración del Host comenzará inmediatamente.

Por supuesto, también podemos iniciar esta interfaz desde la aplicación o programa que ya hemos descargado, iniciando sesión con la cuenta de Zoom y seleccionando Nueva reunión.

La ventana de la reunión se abrirá con nuestra cámara web ya activa y funcionando; para invitar a una persona simplemente haga clic en el botón en la parte inferior de la ventana y haga clic en el botón Invitar a y seguir adelante Copiar URL.
Ahora compartimos este enlace en el chat o por correo electrónico para que la otra persona sólo tenga que hacer clic en él para empezar a usar el Zoom de inmediato.
Al hacer clic en el enlace se abrirá una página web donde se puede descargar Zoom y, al final de la instalación, el usuario sólo tiene que elegir su nombre de usuario y unirse a la reunión, ¡sin siquiera tener una cuenta de Zoom activa!

Si ya has instalado Zoom en tu ordenador, también puedes abrir la aplicación directamente, haz clic en Join e introduce el ID y la contraseña de la reunión (que siempre se puede obtener en el Invitar apresionando en Copia de la invitación).

Obviamente también podemos añadir otras personas a la reunión repitiendo el procedimiento visto aquí arriba hasta un máximo de 100 personas; para comprobar las personas que ya participan en la reunión sólo hay que presionar en Gestionar los participantes y comprobar los nombres de los usuarios ya conectados.

Características únicas del zoom

Dentro de las reuniones creadas con el Zoom tendremos disponibles algunas características muy interesantes, que pueden marcar la diferencia cuando trabajamos en el trabajo inteligente o estamos haciendo una lección en línea:

  • Sistema de detección de levantamiento de manosZoom reconoce a la persona que levanta la mano dentro de la reunión y se lo comunica al anfitrión, que puede entonces escuchar una pregunta específica.
  • Compartir la pantallaLa pantalla del anfitrión puede ser compartida con todos los participantes, para que puedan ver lo que se hace en la pantalla o cómo funciona un programa en particular.
  • ChatUna charla conveniente en la que los participantes pueden dejar preguntas o compartir archivos.
  • RegistroCada reunión puede ser grabada y descargada localmente en formato MP4.
  • Reaccionescomo en Facebook podemos añadir sonrisas y reacciones a lo que el anfitrión pasa en la pantalla.
  • Selección de la fuente de audioPodemos dejar activo sólo el audio del anfitrión y, a petición, activar sólo el audio de los usuarios interrogados o que levanten la mano.
  • Programación de reunionesPodemos programar reuniones a horas y fechas determinadas, con notificaciones y alertas por correo electrónico a la hora establecida.
  • Fondo virtualpara ocultar o cambiar el fondo poniendo cualquier imagen en él.

Todas estas funciones también son accesibles con la versión gratuita del programa o aplicación.

Las diferencias entre la versión gratuita y la Pro

La versión gratuita de Zoom puede utilizarse inmediatamente con la máxima calidad hasta un máximo de 100 personas en reuniones, pero tiene algunas limitaciones:

  • si la reunión es entre dos personas, no hay límite de tiempo para la duración de la videoconferencia;
  • Si, por otro lado, 3 o más personas participan en la reunión, podemos hacer la videoconferencia durante 40 minutos continuos, entonces la comunicación se interrumpe y tendremos que reiniciar la reunión para continuar.

Obviamente podemos eliminar esta limitación comprando una licencia de 13 euros al mes, como se puede ver en la pantalla de precios de Zoom. Con las suscripciones más caras, dirigidas a las grandes empresas y multinacionales, también podemos ampliar el número de participantes en la reunión de 300 a más de 1000, manteniendo una transmisión de vídeo de alta calidad.

Conclusiones

El servicio Zoom se ha convertido en poco tiempo en el verdadero y único rival de Skype, considerando también sus características únicas, la simplicidad con la que es posible crear una nueva reunión para videoconferencias, con un recordatorio de los eventos más importantes.

Si tenemos que organizar una nueva reunión o cualquier tipo de videoconferencia, le sugerimos que nos equipe adecuadamente como se ve en nuestra guía sobre Cómo añadir un micrófono y una cámara web en el PC para hacer videollamadas.
Siempre en el tema del trabajo inteligente podemos equiparnos para trabajar desde casa leyendo nuestras guías Programas de trabajo inteligentes para trabajar desde casa e Una estación de trabajo inteligente para trabajar desde casa hasta el PC más cómodo.

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