Cómo imprimir una factura electrónica en PDF

La facturación electrónica, obligatoria desde hace tiempo, se convirtió inmediatamente en una “cruz y deleite” para todos los propietarios de empresas y del IVA, ya que se ha convertido en la única forma de enviar y recibir facturas de materiales, servicios y trabajos de todo tipo. Por desgracia, el formato de la factura electrónica no es muy compatible con los programas ya presentes en el PC, por lo que podemos encontrar algunas dificultades para imprimir el contenido o enviarlo a un colega o contable.
Si estábamos acostumbrados a catalogar todas las facturas en formato PDF, hemos llegado a la guía correcta: aquí le mostraremos cómo imprimir una factura electrónica en PDFpara que puedas enviarlo a cualquiera e imprimirlo más tarde en una impresora real. De esta manera podremos gestionar los archivos de facturas electrónicas (normalmente XML o P7M) con gran facilidad, ahorrando mucho tiempo en la gestión de los archivos financieros.

LEE TAMBIÉN: Cómo abrir los archivos XML o XML.P7M (factura electrónica)

Cómo imprimir una factura electrónica en PDF

A continuación se presentan los métodos más eficaces, sencillos y sobre todo gratuitos con los que se puede imprimir una factura electrónica en formato PDF, para que pueda gestionarla más cómodamente. En la mayoría de los casos basta con utilizar las herramientas integradas en el sistema operativo, mientras que en otros casos podemos seguir utilizando programas o aplicaciones que pueden mostrar facturas electrónicas e imprimirlas en formato PDF.

Usando la impresora virtual de Windows 10

Si tenemos un PC con Windows 10, podemos imprimir la factura electrónica (después de abrirla con el navegador o con el programa de gestión dedicado) abriendo las funciones de impresión del programa en uso (normalmente basta con pulsar CTRL+P) y seleccionar, entre las impresoras disponibles, Microsoft Print to PDF.

Al pulsar el botón Imprimir se iniciará el proceso de impresión del PDF, sólo tenemos que elegir un nombre para asignar al nuevo archivo y una carpeta donde guardarlo. Este es seguramente el método más rápido y práctico para obtener PDFs a partir de facturas electrónicas y le sugerimos que lo utilice tanto como sea posible.

Si buscamos otras impresoras PDF virtuales con más ajustes, le recomendamos que lea nuestra guía Las mejores impresoras virtuales para crear pdfs a partir de documentos y páginas web, gratis para Windows.

Programa de gestión e impresión de facturas electrónicas

Si no queremos usar la impresora incluida en Windows, podemos gestionar las facturas electrónicas con el programa gratuito InChiaro.

Con este programa podremos ver todas las facturas electrónicas en XML de forma sencilla y rápida, con la posibilidad de convertir las facturas en PDF u otros formatos, utilizando el botón de impresión de la parte superior. Este programa es ideal para aquellos que buscan una solución gratuita para ver todas las facturas electrónicas y al mismo tiempo imprimirlas en un formato fácil de manejar como el PDF.

Si buscamos otros programas para crear y gestionar las facturas electrónicas de nuestra empresa, le recomendamos que lea nuestra guía de Programas de facturas electrónicas gratuitas y completas.

Imprimir la factura electrónica en PDF en línea

Si usamos un Mac o tenemos un PC de la empresa en nuestras manos, podemos imprimir la factura electrónica como un PDF usando el servicio gratuito ofrecido por MKT.

Una vez que el sitio esté abierto, haga clic en el botón Elegir archivo o arrastre y suelte la factura electrónica directamente en el sitio, y luego elija el formato a utilizar para el PDF (para las facturas electrónicas recomendamos Compacto), pasamos el control del CAPTCHA y finalmente hacemos clic en Convertir gratis. En unos segundos nuestra factura electrónica se convertirá en un preciso y ordenado PDF, todo lo que tenemos que hacer es hacer clic en Imprimir PDF para tener el documento en nuestro ordenador de inmediato.

Si buscamos otras herramientas Online para gestionar las facturas electrónicas, le recomendamos que se tome un momento de su tiempo y siga leyendo nuestra guía sobre cómo Crear facturas y gestionar la facturación con herramientas gratuitas.

Cómo imprimir una factura electrónica en PDF desde un teléfono inteligente

Si queremos usar nuestro smartphone para ver las facturas electrónicas, le recomendamos que instale la aplicación gratuita FACTURA…proporcionado directamente por la Agencia Tributaria y disponible de forma gratuita para Android e iOS.

Con esta aplicación podemos ver cómodamente cualquier factura e imprimirla en PDF, utilizando las funciones incorporadas en todos los teléfonos inteligentes modernos, que ofrecen la impresión en PDF directamente desde el menú de impresión predeterminado; alternativamente, siempre podemos utilizar las aplicaciones de PDF Scanner, como las recomendadas en nuestra guía de la Aplicación de escaneo de documentos PDF para Android y iPhone.

La única aplicación alternativa a la que ofrece la Agencia Tributaria es el lector de facturas electrónicas, disponible sólo para Android.

Al abrir nuestra factura electrónica con esta aplicación podemos elegir verla directamente en PDF, de modo que podemos guardarla como un documento separado y compartirla directamente desde la aplicación, sin siquiera tener que usar otra aplicación de conversión.
Actualmente considero que es la mejor aplicación para gestionar la facturación electrónica en Android, lástima que no esté disponible para el iPhone también.

Conclusiones

Sea cual sea el número de facturas electrónicas que gestione cada mes, en esta guía le hemos mostrado todos los métodos que podemos utilizar para que la gestión contable de su empresa sea realmente asequible, con programas, sitios web y aplicaciones gratuitos que pueden imprimir una factura electrónica en PDF (un formato mucho más cómodo de gestionar y compartir).

Nuevamente, para permanecer en el tema de las facturas, nos gustaría señalar nuestras guías para la programas gratuitos de facturación y contabilidad para autónomos y pequeñas empresas e Cómo crear una factura con Excel, desde cero, simple y personalizadaque proporcionará otras herramientas valiosas para gestionar mejor la facturación de nuestra empresa o nuestra actividad profesional.