Cómo escribir un documento compartido al mismo tiempo

¿Cuántas veces habremos tenido que preparar un documento importante que informe de las consideraciones y adiciones de colegas o interesados, cuidando de combinar todo en un solo documento como se requiere para el trabajo final
En lugar de perder el tiempo generando el documento de cada uno y luego proceder a la difícil operación de fusión, podemos aprovechar uno de los muchos programas de escritura que permiten escribir simultáneamente en línea, para generar inmediatamente un documento escrito “a varias manos” aunque los escritores estén muy lejos, ya que una simple conexión a Internet es suficiente.
Veamos juntos las mejores herramientas para compartir un documento y escribir simultáneamente de forma gratuita.

Esto aumentará considerablemente nuestra productividad, tanto en el trabajo como en el ambiente estudiantil (escuela o universidad).

LEA TAMBIÉN – ..; Aplicaciones y herramientas para el trabajo en grupo, el chat, la comunicación y el intercambio de proyectos

1) Documentos de Google

Uno de los programas más efectivos para usar la escritura colaborativa ni siquiera necesita ser instalado en el PC, funcionando perfectamente en línea; estamos hablando de Documentos de Googlecuyo hogar se puede alcanzar desde aquí – Documentos de Google.

Una vez que haya abierto el sitio en cuestión, simplemente haga clic en el botón Ir a Google Documents e introduzca las credenciales de acceso de cualquier cuenta de Google.
Podemos utilizar tanto la cuenta que usamos para Gmail como la que usamos en los dispositivos Android, lo importante es que la cuenta utilizada ya es conocida por nuestros futuros colaboradores (que recibirán como veremos más adelante la invitación para participar en su correo electrónico, mejor para ser reconocidos).
Si aún no tenemos una cuenta de Google, podemos crear una utilizando el enlace aquí -..; Crear una cuenta de Google.
Introduce tus credenciales y accederemos a una especie de panel de control con todos los documentos ya creados anteriormente, una serie de plantillas disponibles y los documentos guardados dentro de Google Drive (el espacio que se ofrece para los documentos); para crear un nuevo documento haz clic en Vacío.

Tendremos ante nosotros un verdadero editor de texto estilo Word, con guardado automático en la nube y todas las herramientas para escribir cualquier documento.
Antes de empezar a escribir, configuramos el acceso compartido al documento haciendo clic en Comparte.
Si aún no lo hemos hecho, se nos pedirá que pongamos un nombre al documento; una vez hecho esto, aparecerá una pequeña ventana con un campo de texto.

Podemos introducir en este campo las direcciones de correo electrónico de los usuarios que queremos acceder al documento, o simplemente introducir un nombre entre los que están guardados en la libreta de direcciones de contactos de Gmail o Android (aparecerán inmediatamente).
Alternativamente podemos obtener un enlace de chat compartible haciendo clic en la parte superior derecha de la ventana del artículo Obtener enlaces compartibles.
Lo importante al añadir es ajustar los permisos del documento haciendo clic junto al campo de texto en el icono del lápiz: para conseguir que los usuarios colaboren necesitamos proporcionar permisos de edición.

Para un control más preciso del acceso y lo que los empleados pueden hacer, haga clic abajo en Avanzado para que también pueda controlar los cambios de acceso, las adiciones de nuevas personas sin su consentimiento y la desactivación de las opciones de descarga, impresión y copia para aquellos que no están autorizados.
Una vez añadido, al menos un colaborador aparecerá con un cursor de color diferente, refiriéndose al usuario que acaba de entrar en el documento: podrá escribir e integrar en tiempo real, para tener un verdadero documento compartido y colaborativo.
Además de la colaboración en el documento, también tendremos acceso a un pequeño chat, para que podamos planificar mejor la escritura y comentar juntos las adiciones y mejoras.

2) Microsoft Word Online

Otra herramienta que se puede utilizar para compartir un documento y escribir simultáneamente con otros usuarios es Word Online, que puede ser utilizado gratuitamente por cualquier persona que tenga una cuenta de Microsoft o de Outlook.
La página para acceder a Word Online está disponible desde aquí – Word Online….
Se nos pedirán las credenciales de inicio de sesión para su cuenta de Microsoft o de Outlook; introduciremos las credenciales de nuestra cuenta o, si aún no tenemos una, nos registraremos para una nueva cuenta utilizando el enlace aquí – ..; Crear una cuenta de Microsoft.
Una vez que tengamos acceso con nuestra cuenta, tendremos acceso a un tablero con todos los documentos en línea ya creados, las plantillas ofrecidas por el sitio y las que eventualmente estén presentes en la nube de OneDrive.
Para crear un nuevo documento de Word, haga clic en Nuevo documento vacío.

Abrirá una nueva ventana muy similar al programa Word que podemos instalar en su ordenador, pero funciona completamente en línea (podemos usarlo con cualquier sistema operativo).
Una vez que se familiarice con la interfaz intuitiva de esta Word Online, vamos a hacer clic en la parte superior derecha del artículo Comparte.
Se abrirá una nueva ventana en el centro donde podrá establecer colaboraciones.

Sólo tienes que introducir las direcciones de correo electrónico de los empleados en el campo A y configurar el acceso a través de la Destinatarios autorizados para la modificación.
Podemos elegir si pueden editar el documento o sólo verlo y además elegir si los cambios deben ser realizados sólo por colaboradores con cuentas de Microsoft o no (lo cual es muy bueno en caso de que no sepamos si están suscritos al servicio).
Alternativamente, siempre podemos enviar el enlace para compartir haciendo clic en el URL de enlaceque le permite generar un buen enlace para ser compartido en el chat.
Una vez que se hayan añadido todos los colaboradores, tendremos el documento en común, los cambios se mostrarán (en tiempo real sólo si también tenemos una suscripción a Office 365) en el documento y también tendremos una pequeña charla en la que podremos discutir nuevos puntos y adiciones.

LEE TAMBIÉN: Sitios para colaborar en línea y escribir juntos