Cómo convertir documentos de Office a PDF

Los archivos PDF son unos de los más utilizados para intercambiar documentos en formato digital tanto en el ámbito doméstico como en el profesional.
Crear PDFs no es difícil (hay programas especiales) pero las dificultades pueden aparecer cuando tenemos documentos hechos con Office (así .doc pero también hojas de cálculo y presentaciones) que queremos convertir a PDF para compartirlos más fácilmente, ya que los PDFs son reconocidos y leídos por cualquier sistema operativo moderno (en Windows 10 incluso Edge es capaz de leer PDFs, si no tenemos Adobe Reader instalado todavía).
En esta guía le mostraremos todos los métodos válidos que podemos usar para convertir los documentos de Office (Word, Excel y Powerpoint) a PDF de forma totalmente gratuitasin tener que comprar ningún tipo de programa pagado.

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Convertir documentos de Office a PDF con una impresora virtual

Desde Windows 8.1 hacia adelante (entonces también en Windows 10), Microsoft ha integrado en el sistema operativo una impresora virtual capaz de guardar todos los documentos o imágenes en PDF, para crear archivos PDF en todos los programas que admiten la impresión, incluido el paquete Office (pero podemos utilizar cualquier otro programa compatible).
Para usar esta impresora, simplemente abra el menú Archivo en la parte superior izquierda y haga clic en el Imprimir (la ruta es prácticamente idéntica en cualquier programa de Windows capaz de abrir documentos de Office, a lo sumo se puede encontrar un icono directo para imprimir en la barra de herramientas).
Entre las impresoras disponibles seleccionamos Microsoft Print to PDF…revisamos las propiedades del documento creado y hacemos clic en… Imprimir.

Se abrirá una ventana del explorador de recursos en la que podremos elegir dónde guardar el archivo PDF creado a partir del documento de Office.
Este método es la forma más rápida de convertir documentos de Office a PDF, porque podemos crear el PDF ya mientras escribimos o revisamos el documento de Office, por lo que no tenemos que usar otros programas.

Si todavía usamos Windows 7 como sistema operativo tendremos que integrar la impresora virtual PDF a través de programas de terceros; lo mejor que podemos instalar es el doPDF, disponible para su descarga gratuita aquí – doPDF.
Comencemos la instalación del programa, que también traerá consigo el .NET framework (necesario para el funcionamiento de la impresora virtual) y un plugin que se integra directamente en Office para la impresión de PDFs (superfluo, ya que bastará con utilizar la impresora creada por el programa).
Al final de la instalación bastará con abrir el Office o cualquier otro programa utilizado para abrir los documentos, lanzar el documento deseado y finalmente abrir el menú Archivo -…y que no se puede hacer nada más..; Imprimir.
Seleccione de las impresoras disponibles doPDF 9 y confirmar para crear el PDF de cualquier documento de Office.

Además de un DoPDF, también hay otros programas gratuitos de impresión virtual para crear pdf con el que puedes convertir cualquier documento imprimible.

Convertir documentos de Office a PDF mediante LibreOffice

Otro método que recomendamos utilizar para convertir documentos de Office a PDF es instalar en tu PC la suite ofimática gratuita LibreOffice, que puedes descargar desde el enlace aquí – ..; LibreOffice.
Esta suite gratuita es compatible con Windows, Mac y GNU/Linux, por lo que puede utilizarse para convertir documentos de Office a PDF en cualquier tipo de PC.
Una vez descargado el instalador, iniciémoslo y siempre haga clic en Siguiente durante la instalación, el programa es seguro y no presenta sorpresas desagradables (como programas adicionales o barras de herramientas).
Al final abrimos LibreOffice y lo usamos para abrir el archivo creado con Office; automáticamente la suite abrirá el programa adecuado según la extensión del archivo (Docs con Writer, hojas de cálculo con Calc y presentaciones con Ingress).
Una vez cargado el documento de Office, puede convertirlo a PDF simplemente haciendo clic en el menú Archivo en la parte superior izquierda y utilizando el Exportación en formato PDF.

El programa le permitirá elegir la ruta de destino donde desea guardar el documento como un PDF, sólo tiene que indicar su carpeta preferida para realizar la conversión.
Además del menú Archivo, puedes encontrar un icono en la barra de herramientas en forma de PDF, que puede ser usado para obtener la misma funcionalidad sin abrir el menú.

Convertir documentos de Office a PDF en línea

Si no queremos usar programas para convertir documentos de Office a PDF, podemos recurrir a los sitios de conversión en línea, donde simplemente se carga el archivo de Office que se desea convertir y se inicia el proceso, de modo que se puede descargar el archivo PDF convertido directamente en el explorador.
Este método es el mejor para usar en PCs corporativas con bloqueos al instalar nuevo software, de modo que puedes convertir a PDF sin tener que pedirle permiso al administrador del sistema para instalar un nuevo programa.
A continuación hemos hecho una lista con todos los mejores sitios que ofrecen conversión rápida y gratuita de documentos de Office a PDF.

SmallPDF

ToPDF

ILovePDF

OfficeToPDF

Conversión de PDF

OnlineToPDF

HiPDF

El funcionamiento de estos sitios sigue un patrón idéntico cualquiera que sea el sitio elegido: se le pedirá que cargue el archivo de Office a convertir (eligiéndolo del disco duro), el sitio realizará la conversión en unos segundos y le propondrá descargar el archivo convertido a través del mismo navegador.

En algunos casos también podemos introducir una dirección de correo electrónico a la que enviar el archivo, para que también pueda enviarlo a sus colegas o a su bandeja de entrada como copia de seguridad.

Convertir documentos de Office a PDF en teléfonos inteligentes y tabletas

Si queremos convertir documentos de Office a PDF desde nuestro dispositivo portátil tendremos que utilizar aplicaciones específicas dependiendo del sistema operativo utilizado en el smartphone o tableta.

1) Conversor de PDF (Android)

En los dispositivos Android recomendamos usar la aplicación PDF Converter, disponible aquí – ..; Conversor de PDF.

Con esta aplicación, basta con cargar el documento de Office que queremos convertir y confirmar la conversión para obtener el archivo PDF deseado en la memoria interna del dispositivo.
Además de convertir a PDF, también permite convertir PDF a formatos de Office y gestionar imágenes JPEG (por ejemplo, si ha escaneado algunas hojas con el escáner) para poder fusionarlas y convertirlas a PDF.

2) Conversor de documentos PDF a PDF (iOS)

Si tenemos un dispositivo de Apple (iPhone o iPad) y queremos convertir documentos de Office a PDF tendremos que usar la aplicación gratuita PDF Converter Documents To PDF, disponible para su descarga aquí – ..; Conversor de documentos PDF a PDF.

Esta aplicación te permite convertir cualquier tipo de documento de Office a PDF, firmar documentos que necesitan ser firmados o compilados y convertir imágenes JPEG almacenadas en la memoria del dispositivo a PDF, útil si has escaneado con el escáner y quieres combinarlas en un único archivo PDF para compartir o enviar por correo electrónico.

Si buscamos aplicaciones que puedan escanear documentos en papel y convertirlos a PDF de inmediato, por favor lea la siguiente guía.

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