Cómo convertir archivos DOC, XLS y PPT a PDF

El formato PDF es ahora el estándar para los documentos digitales, ya que mantiene abierto el formato, los gráficos y las tablas en cualquier tipo de ordenador (gracias a los programas especiales para gestionar el PDF; el más famoso de los cuales es seguramente el Adobe Acrobat Reader). Pero si para el trabajo generamos a menudo archivos con Wold, Excel y PowerPoint, debemos tener absolutamente a mano herramientas válidas para convertir estos archivos de documentos en PDF, de una manera rápida y sobre todo compatible.
Por lo tanto, en esta guía hemos recogido todos los métodos, herramientas y programas para convertir los documentos de Office a PDFMuchos de estos métodos ya están integrados en el sistema operativo o en la suite de Office, pero si queremos obtener resultados profesionales de la conversión, también podemos utilizar programas de conversión específicos y gratuitos.

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Cómo convertir archivos DOC, XLS y PPT a PDF

Para convertir eficazmente los archivos DOC, XLS y PPT a PDF, le recomendamos que lea todos los capítulos que aparecen a continuación para que pueda encontrar el que se adapte a las necesidades de su empresa o su hogar. Todos los métodos o programas descritos son gratuitos: ¡no tendremos que gastar ni un euro para convertir los archivos de Office a PDF!

Impresora virtual en Windows 10

Windows 10 permite “imprimir” directamente a PDF cualquier tipo de documento abierto en Office. Para aprovechar esta característica simplemente presione CTRL+P en el programa de Office en uso (Word, Excel, PowerPoint etc.), luego seleccione la impresora virtual llamada Microsoft Print to PDF.

Después de seleccionar la impresora, haga clic en el botón Imprimir en la parte superior; aparecerá una ventana de gestión de archivos, en la que tendremos que elegir la carpeta de guardado y el nombre que le daremos al archivo (que se guardará en formato PDF). Para obtener el archivo real sólo tenemos que hacer clic en Guardar, para generar el PDF del documento abierto en ese momento.

Exportación a PDF en Office 2010 o superior

Si usamos Oficina 2010, 2013 o versiones posteriores podemos guardar cualquier archivo en PDF sin usar programas adicionales o sin usar impresoras virtuales. Para hacer esto todo lo que tenemos que hacer es abrir o crear el documento dentro de uno de los programas de Office, luego ir al menú Archivo y elegir Guardar comode la línea Guardar como elegimos, entre los muchos formatos disponibles, el formato PDF. Antes de guardar, también puedes elegir si quieres minimizar el tamaño del archivo PDF (ideal si tiene que ser enviado por correo electrónico o publicado en Internet) o mantenerlo normal.

En Office 2019, podemos exportar directamente a PDF, manteniendo el formato original del documento; para ello, haga clic en el menú de la parte superior de la página. Archivovamos a llevarte a Exportación y haga clic en Crear PDF/XPS. Se abrirá una nueva ventana del administrador de archivos, donde podremos elegir la ruta para guardar el archivo, su nombre y el tipo de PDF a crear.

Además de los botones de Optimizar podemos personalizar la creación del PDF haciendo clic en Opciones. Para crear el PDF real todo lo que tenemos que hacer es hacer clic en Publica.

Exportar a PDF en LibreOffice

¿Usamos la suite gratuita de LibreOffice como alternativa a Microsoft Office? De nuevo, no tenemos que instalar nada para convertir documentos de Office a PDF. Creamos nuestro documento con uno de los programas incluidos en la suite o abrimos los archivos DOC, XLS o PPT dentro de LibreOffice, luego hacemos clic en el botón Exportación en formato PDF presente en la barra superior (o como un menú en Archivo ——-; Exportar como ——-; Exportar en formato PDF).

Se abrirá de nuevo la ventana del administrador de archivos del sistema operativo, donde sólo hay que elegir la ruta de guardado y el nombre del archivo PDF a crear.

Impresoras virtuales PDF

Si tenemos Windows 7 como sistema operativo, podemos convertir archivos DOC, XLS y PPT a PDF usando impresoras virtuales para crear PDF. El mejor programa de este tipo es definitivamente el doPDF, disponible gratuitamente.

Este programa ligero y rápido se instala como si fuera una nueva impresora y lo utiliza de forma similar a la integrada en Windows 10: se inicia el proceso de impresión en el programa de Office (con CTRL+P) y se elige doPDF como impresora virtualpara crear un archivo PDF.
En comparación con los métodos vistos hasta ahora, este programa permite personalizar algunos aspectos del PDF como la información del documento y la calidad de la conversión (para generar archivos más pequeños): por eso podemos usarlo con seguridad también en Windows 10 como alternativa a la impresora integrada y la herramienta dentro del paquete de Office.

Para aprender más sobre esto, por favor lea nuestra guía de la Las mejores impresoras virtuales para crear pdfs a partir de documentos y páginas web, gratis para Windows.

Convertir varios archivos de Office a PDF

Si tenemos tantos documentos DOC, Excel y PPT para convertir a PDF todos juntos, podemos usar el programa gratuito DocuFreezer.

El programa permite subir cualquier tipo de documento generado con Office (y no sólo) y convertir grupos de archivos a PDF; para utilizarlo sólo hay que arrastrar y soltar los archivos dentro de la interfaz (o utilizar el botón Agregar archivos), elegir cómo Tipo de archivo de salida el formato PDF y pulse el botón de Comienza en la esquina superior derecha para iniciar la conversión múltiple.

Conclusiones

Como hemos visto, tenemos una variedad de métodos y programas para convertir archivos DOC, XLS y PPT a PDF de forma gratuita, sólo tenemos que elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades empresariales.

Si queremos hacer el proceso inverso, es decir, convertir los PDF en documentos de Office, le invitamos a leer nuestra guía de los mejores programas para convertir PDF en documentos. Si necesita firmar los PDFs importantes, le recomendamos que lea nuestro artículo sobre cómo Firmar PDF y documentos en PC, Mac Android, iPhone, iPad.