Ayuda para utilizar Google Drive / Docs como experto

La plataforma Google Drive no sólo es útil para almacenar fotos y vídeos en línea (como cualquier otro servicio en la nube), sino que puede convertirse en un completo paquete de oficina, que funciona en línea, fuera de línea y en colaboración. Añade a esto el hecho de que todo se ofrece de forma gratuita, convirtiéndolo en una solución práctica para aquellos que no quieren pagar mucho dinero para aprovechar la plataforma de Microsoft, Office 365. En esta guía hemos recopilado todos los trucos de los expertos para utilizar mejor Google Drive y Google Docs en sus funciones más ocultas y menos utilizadas. Es posible que la plataforma no sea todavía un sustituto completo de Microsoft Office, pero ha mejorado tanto que puede utilizarse en la producción sin ninguna renuncia particular.
La guía se dividirá en dos partes: en una recogeremos todos los Consejos y trucos para Google Driveen el otro yo Consejos de expertos para usar Google Docs.

del artículo

  • Trucos para el disco de Google
  • Trucos para Google Docs
  • Conclusiones

Trucos para el disco de Google

En esta parte de la guía te mostraremos los consejos más útiles para utilizar la plataforma en nube Google Drive como un verdadero profesional, centrándonos en el intercambio de archivos, la publicación de archivos y otros aspectos de colaboración de la plataforma.

Compartir un archivo o una carpeta

Una vez que el archivo o carpeta se sube a la nube, podemos compartirlo con nuestros amigos y colegas. Para compartir en Google Drive, simplemente abre tu página personal en Internet, haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo o carpeta y luego haz clic en Comparte. Desde la ventana que se abre introduciremos las direcciones de correo electrónico de nuestros colegas y amigos, para que puedan acceder al archivo para leerlo, modificarlo o descargarlo (dependiendo de los permisos que les demos).

Búsqueda por tipos de archivo

Al abrir Google Drive, en la interfaz principal del sitio, hacemos clic en la punta de la flecha dentro del cuadro de búsqueda en la parte superior para que la búsqueda sea muy específica, de modo que se pueda elegir si se muestran sólo los archivos de un determinado tipo, sus permisos y su visibilidad Online.

Ordenar los archivos

En la parte derecha de la interfaz del sitio web de Google Drive encontramos el botón para cambiar la visualización de los archivos, para que puedas ordenarlos desde el más reciente o el más pesado o el último modificado usando las columnas específicas (encima de los archivos).
Para pedir archivos específicos también podemos usar los menús del lado izquierdo de la interfaz: Mi disco duro, ordenador, compartido conmigo, reciente, especial y papelera de reciclaje (donde encontramos los archivos eliminados).

Múltiples vistas previas

Sin abrir cada archivo podemos previsualizar varios archivos a la vez, simplemente haciendo clic con el botón derecho del ratón en el archivo o carpeta y usando el botón Vista previa (el símbolo del ojo). Usando las teclas del cursor o las flechas de los lados podemos navegar por el contenido sin tener que abrirlo o descargarlo.

Añade Google Drive al escritorio de tu PC

Si utilizas mucho Google Drive, podemos asegurarnos de que los archivos creados o guardados en línea también estén disponibles en tu PC de forma sincronizada. El cliente de Google Drive se puede descargar desde la página oficial, teniendo cuidado de seleccionar el instalador Copia de seguridad y sincronización.
La aplicación de escritorio Google Drive también permite utilizar la plataforma como un servicio de copia de seguridad en línea para los archivos locales.
Puede elegir carpetas específicas para sincronizarlas mientras los archivos del documento se muestran como vínculos web, a menos que elija convertirlos en documentos de Office.

Gestión de los anexos

Con Drive podemos Administración de archivos adjuntos de Gmailpara que puedas guardarlos directamente en la nube sin tener que descargarlos en tu PC. Esto es muy útil si accedemos temporalmente a un PC corporativo o público y no queremos dejar archivos importantes tirados por ahí. Una vez de vuelta en casa encontraremos el archivo adjunto del correo electrónico dentro de nuestro disco de Google, tanto en los teléfonos inteligentes como en los PC.

Aplicaciones de Google Drive

En Google Drive no sólo puedes subir archivos desde tu ordenador, sino que también puedes crear nuevos desde cero. Como ya se ha mencionado, puedes crear documentos con las aplicaciones de Google Docs o incluso otra cosa utilizando aplicaciones externas que se integran en Google Drive. Por ejemplo, puedes crear un archivo de código HTML, un vídeo, un dibujo, una hoja de texto simple, un fax o lo que quieras. Muchas de estas aplicaciones están disponibles en la Chrome Web Store o puedes añadirlas pulsando el botón de configuración en el lado derecho de la interfaz principal.
En otro artículo, vimos las mejores aplicaciones para Google Drive que, debemos recordar, sólo funcionan usando Chrome como navegador.

Trucos para Google Docs

En esta parte de la guía te mostraremos los trucos para aprovechar al máximo las funciones de Google Docs dentro de la plataforma Drive. Muchos de los comandos mostrados también se pueden utilizar en Drive, ya que al final forman parte de la misma plataforma (de hecho Docs es una extensión de Drive para gestionar documentos de oficina en la nube).

Google Docs sin conexión

Como ya se ha escrito en el pasado, puedes utilizar las aplicaciones de Google Docs incluso sin conexión a Internet instalándolas como aplicaciones de Chrome en nuestro PC, de modo que puedes sustituir gratuitamente a Microsoft Office en la gestión de los archivos DOC, XLS y PTT.
Para saber cómo hacerlo le remitimos a la lectura de nuestra guía Google Drive Offline para abrir documentos sin Internet.

Escanear documentos desde el teléfono móvil

La aplicación Google Drive permite convertir documentos en papel en documentos digitales, gracias a la función especial de OCR. Para activarlo, simplemente presione la tecla + y elija crear un Nuevo documento a partir de una foto.
Si quieres aprender más sobre este tema, te recomendamos que leas la guía de la Escanear documentos transformándolos en PDFs con la cámara de tu teléfono móvil..

Escritura de voz

Si queremos escribir un documento dictando las palabras con la voz, podemos usar la función de escritura de voz haciendo clic en Herramientas y luego en Marcación por voz.
Obviamente se requiere un micrófono para funcionar (el incluido en la webcam también está bien, pero tendremos que colocarnos cerca de la cámara).

Escritura a mano

Como en Gmail, incluso en Google Drive puedes escribir a mano con el ratón…instalando una extensión particular en Google Chrome.
Esta característica puede ser muy útil para firmar documentos sin tener que imprimirlos y escanearlos cada vez, pero requiere cierta habilidad manual con el ratón (no es nada fácil firmar con sólo mover el ratón).

Usando la función OCR en el texto

Con Google Drive puedes utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para analizar el texto de los archivos PDF y las imágenes para convertirlos en un documento estándar editable.
De esta manera puedes, por ejemplo, escanear un libro y luego copiarlo en un documento que puedes editar.
Para obtener más información sobre esta función, te remitimos a nuestra guía sobre cómo extraer texto de un PDF o una imagen con Google Docs.

Botón de formato de copia

El botón Formato de copia está presente en la barra de herramientas de las principales aplicaciones de Google Docs y puede utilizarse para copiar el formato de un bloque de texto a otro.
Esta es una de las funciones más importantes de Microsoft Office que no podía faltar en un conjunto de programas para crear documentos.

Establecer los estilos de texto predeterminados

También es una función básica de Word, ahora también incluida en Google Documents, con un menú desplegable en el que puedes elegir los estilos de caracteres predeterminados y un menú de opciones para modificarlos y guardar nuevos estilos distintos del predeterminado.

Busca el enlace

Si tiene que escribir un documento con hipervínculos, resalte la palabra como “Navigaweb”, haga clic con el botón derecho del ratón y presione el botón Link para añadir el enlace al sitio correcto, buscado automáticamente por la aplicación.

Arrastrar y soltar imágenes

Para añadir una imagen a un documento, simplemente arrástrela con el ratón desde una carpeta u otro sitio web a la interfaz web de la aplicación Google Drive.

Traducir documentos

Puedes aprovechar el poder de Google Translate y obtener documentos traducidos rápidamente a través de la opción de menú Herramientas – …; Traducir el documentoque permite que 46 idiomas diferentes sean traducidos bidireccionalmente.

Cambiar los temas de las diapositivas

Los temas de presentación son muy similares a los de Microsoft Powerpoint, por lo que puedes crear el diseño para la presentación correcta de inmediato. Es muy reciente la posibilidad de cambiar el tema actual desde el menú Diapositiva.

Tablas de diseño

La aplicación Google Documents carece de las herramientas de diseño más avanzadas, pero puede utilizar tablas para crear diferentes tipos de diseños. Desde el Mesa puedes crear una red de celdas invisibles en las que escribir para formatear el texto de manera diferente.

Formato condicional en las hojas de trabajo

Las capacidades y el alcance de las aplicaciones web de Google Docs se amplían cada vez más gracias al menú Formato que en la aplicación Worksheets, el equivalente de Excel, permite crear un formato condicional para colorear el texto de las celdas de forma diferente según el valor que tengan.

Publicar archivos en un sitio web con incrustación

Esta característica única de Google Docs permite incrustar un documento en un sitio o página web sólo con copiar el código Incrustarcomo lo harías con los videos de Youtube. El código se puede obtener en el menú Archivar ——-; Publicar en la web.

Conclusiones

En esta guía rápida te hemos mostrado todas las funciones expertas disponibles en Google Drive y Google Docs, para que puedas empezar a utilizar la plataforma que ofrece Google como es debido. Puede que no establezca completamente la Oficina, pero podemos usarla para editar y leer documentos sobre la marcha.

Si somos fanáticos de la música en streaming, también podemos usar Drive como almacenamiento de nuestros archivos, para poder reproducirlos desde teléfonos inteligentes u otros PC, como se explica en nuestra guía sobre Cómo escuchar la música guardada en Drive.
Si necesitamos integrar las notas guardadas en Google Keep en Google Docs o Drive, podemos utilizar los pasos descritos en la guía en Cómo integrar Google Keep con Google Docs para tener éxito.